Comment monter un événement ?

Congrès, inauguration ou anniversaire d'entreprise, lancement de produits, soirée d'entreprise, salon professionnel... L'événement d'entreprise peut recouvrir des formes aussi diverses que variées. La bible de toute personne voulant organiser un événement ? Le cahier des charges. L'exhaustivité est la règle : nombre de personnes attendues (âge, sexe, profession), lieu (lieu de réception ou lieu même de l'entreprise), dates, format et durée de l'événement. Sans oublier de mentionner s'il faudra loger les invités et les déplacer.

Le second temps est le contenu. Ces événements sont souvent une occasion privilégiée de véhiculer un message. Aussi, que l'entreprise n'hésite pas à se demander quel thème elle souhaite donner à sa journée ou sa soirée et quels objectifs elle veut atteindre. Cela donne sa valeur ajoutée à l'événement et l'invité repart avec l'impression d'avoir véritablement vécu une expérience.

Idées malignes

Enfin arrive-t-on à la pièce maîtresse du cahier des charges : le budget et ce qu'il inclut (lieu, transport, hébergement, cadeaux...). L'enveloppe est vraiment propre à l'entreprise et à l'événement, impossible d'en établir la moindre estimation générale a priori. L'événement peut être créé en fonction du budget tout comme ce dernier peut être évalué en fonction de l'événement. C'est pourquoi le coût peut varier du simple au centuple ! " Même avec peu de budget, si on a des idées malignes et efficaces, on peut faire quelque chose de bien ", rassure Fiona Grimonprez, directrice associée de l'agence " On a marché sur la lune ". Mais il faut compter environ 15 % d'honoraires d'agence. " Il ne faut pas hésiter à demander plusieurs devis car si certaines agences ne facturent que leur honoraires, d'autres augmentent le coût des services de leurs prestataires ", met en garde Grégoire de la Fouchardière, de GL Event.

"De l'événement dans l'événement"

Tous les événements sont différents et les agences d'événementiel rivalisent d'originalité pour leurs clients, afin qu'aucun événement ne ressemble à un autre. " Créer de l'événement dans l'événement est un concept porteur qui incite les invités à venir ", conseille Sophie Villette de Mobilis Production. " Il faut créer de la surprise. " Comédiens, conférenciers, musiciens ne sont qu'un aperçu des nombreuses façons de faire le buzz. " Nous privilégions les ateliers participatifs qui sont un concept qui a toujours beaucoup de succès ", explique Fiona Grimonprez. La créativité est aussi dans le choix des cadeaux offerts aux invités en souvenir et qui prolongent le plaisir. Photos lenticulaires (en relief), bloc-notes, crayons, clés usb... : ça marche et c'est abordable.
Les prestataires incontournables Le traiteur est le plus souvent indispensable. Il sait s'adapter au concept de l'événement : cocktail apéritif ou dînatoire, produits locaux ou bios, toutes les variantes sont possibles. Il est en revanche essentiel de lui donner le nombre exact de personnes attendues. S'il faut satisfaire et surprendre les appétits, d'autres incontournables peuvent être prévus comme le prestataire technique (son, lumière, vidéo, structure), l'agence d'hôtesses, le loueur de mobilier (tables, chaises, cloisons, vestiaire...), le réalisateur de badges, l'agence de nettoyage... Peuvent aussi se rajouter à tout ce petit monde DJ, photographe, loueur de plantes... Tout est possible !

Moment clé

La recette d'une invitation réussie : avertir à l'avance, mais pas trop. Les professionnels s'accordent sur un envoi des " invits " 3 à 4 semaines avant l'événement. Sans oublier de relancer les invités à J-3 et J-2. Il existe néanmoins quelques exceptions : si l'événement se tient en septembre, mieux vaut bien sûr envoyer les invitations fin juin. L'invitation peut aussi passer par la newsletter de l'entreprise ou les réseaux sociaux. Pour obtenir des réponses, tous les moyens sont bons : retour d'invitation, phoning, e-mailing...

Certains peuvent aussi vouloir donner à leur événement une couverture presse régionale. Pour ceci, le coût peut varier de 1000 à 5000€ estime Marion Boonaert de l'agence de communication" La boîte à meuh ". L'agence peut se charger de réaliser des communiqués et dossiers de presse, d'inviter les journalistes et de préparer leur accueil. Elle a cet avantage d'avoir les bons listings de journalistes à qui envoyer l'invitation.

10 conseils
• Bien définir sa cible
• Avoir un cahier des charges bien structuré
• Organiser l'événement au moins 6 mois à l'avance
• Veiller à la disponibilité des chambres s'il faut loger les hôtes
• Être original et chercher à surprendre
• Vérifier que le type d'événement choisi n'a pas déjà été réalisé dans l'entreprise auparavant
• Toujours prévoir un plan B
• Préparer une feuille de route pour chaque organisateur
• Être en confiance avec l'agence organisatrice
• Vérifier que l'agence a les licences nécessaires pour réaliser l'événement (licence de voyage, de transport)

Le "Run for life" décalé de Diagast

Dans le domaine de la santé et des biotechs, la concurrence est rude. Diagast a décidé de se démarquer de ses rivaux américains grâce à sa communication décalée. Depuis 7 ans maintenant, l'équipe d'Anne Fovet, directrice de communication de la société, organise l'événement "Run for life". Une course nocturne sur le parvis de la Défense dont l'inscription s'opère sous forme de dons à une œuvre caritative.
" Nous organisons l'événement nous-mêmes. Nous faisons évidemment appel à des bénévoles, souvent des membres de l'entreprise et nous avons des entreprises partenaires qui nous soutiennent logistiquement ". Diagast a ainsi engagé des prestataires de services différents pour le chronométrage de la course, la pasta party, la gestion des dossards, l'impression des affiches, le prêt des tentes, des douches mobiles, du domaine public de la défense et des cadeaux offerts aux vainqueurs. Diagast a ainsi joué elle-même le rôle d'une agence d'événementiel qui est avant tout un assembleur des différents corps de métier.
L'édition 2011 de la course, en novembre, est déjà en préparation confie Anne Fovet à Éco121. " Nous nous servons de notre site et des réseaux sociaux pour communiquer. Notre événement a gagné en ampleur car chaque année les participants repartent véritablement enthousiastes du moment qu'ils ont passé ensemble ". Diagast a également bénéficié du soutien des " Elles de l'espoir " : 50 personnalités féminines françaises ont témoigné par vidéo en faveur de " Run for life " et signé des tee-shirts offerts aux gagnants. Parmi elles : Adriana Karembeu, Evelyne Dhéliat ou Flavie Flamand.