Comment mieux gérer son agenda

"Les Européens ont l'heure, mais jamais le temps." Olivier Wattel, associé majoritaire chez Altitude Consulting à Villeneuve-d'Ascq, cite volontiers Gandhi lorsqu'il aborde la question de la gestion du temps. Selon lui, rien ne sert d'empiler les activités : "mieux vaut se concentrer sur les objectifs prioritaires à atteindre, l'agenda ne sert que s'il est connecté à la mission essentielle."

Agenda papier ou agenda électronique ? "L'outil doit être adapté à la personne et non l'inverse." Certains ont besoin de toucher du papier, d'avoir une vision globale et complète de leur semaine. D'autres ne jurent que par leur smartphone ou leur PDA (personal digital assistant) et maîtrisent parfaitement les logiciels de partage de données. Les agendas électroniques n'ont pas détrôné le papier, constate Graziella Tricot, chef du rayon papeterie au Furet du Nord : "Nous gérons plus de 1 000 références d'agendas. Les articles fantaisie et personnalisables ont de plus en plus de succès." Les femmes apprécient le choix des agendas papier modulaires et leurs recharges qui, du format poche au A4 permettent de s'organiser plus facilement.

Chasser les voleurs de temps

Coach à Tourcoing, Manuela Martin fait part de son expérience personnelle lorsqu'elle pilotait la communication des marchés enfant et lingerie femme de La Redoute. Bien gérer son agenda consiste selon elle à savoir bien anticiper et prioriser les tâches selon deux critères : urgent et important. "Sans oublier de laisser 20 % de place libre à la réflexion personnelle et à l'imprévu."
Elle dénonce les pièges à temps : la réunionite, Internet et la visite de collaborateurs désinvestis. "Pour chaque réunion, ne pas oublier de prévoir une heure de début, une heure de fin et bien sûr un sommaire, sans omettre l'indispensable break entre deux réunions." Des équipes concentrées et bien orchestrées dans l'enchaînement des tâches sont pour elle une garantie de résultat.

Olivier Wattel accompagne actuellement la dirigeante d'une entreprise de marketing systématiquement débordée. "Sa porte était constamment ouverte, elle ne savait pas dire non aux sollicitations et aux réunions impromptues." Premier conseil donné : mener une réelle stratégie de réunions. Face au courrier électronique, Ludovic Pessin, directeur régional du BPI, conseil en stratégie, propose une lecture des mails à heures fixes, deux à trois fois par jour. "Pour se donner une idée de l'importance du mail à vos yeux, regardez d'abord si vous en êtes le seul destinataire." Ludovic Pessin conseille également de repérer dans une journée les zones où l'on est le plus performant et d'organiser son temps et donc son agenda en fonction de ses propres rythmes.

Se former à la gestion du temps

De nombreuses entreprises prennent très au sérieux la gestion du temps de leurs salariés. Sophie Muselet, chargée de formation chez Oney Banque Accord, a récemment participé à la mise en place d'un module de formation sur l'optimisation du temps de travail sous la forme d'ateliers. "Cet atelier est l'un des plus convoités de l'école de management du groupe." Il sera ouvert à tous les collaborateurs et leur permettra de trouver des solutions, notamment par des jeux de rôles. Prioriser les missions, distinguer l'urgent de l'important, savoir dire non, apprendre à déléguer, bien préparer les réunions... "Les divers thèmes abordés permettront de découvrir quelques règles simples pour passer du temps subi au temps choisi."

Olivier Wattel prend l'exemple d'un de ses clients qui voulait se séparer de son assistante. Or, après quelques séances, il s'est rendu compte que ses talents n'étaient tout simplement pas révélés. "Nous avons retravaillé la façon dont elle tenait son agenda en y ajoutant par exemple des couleurs, nous avons revu son listing fournisseurs... il s'agissait en réalité d'un simple problème d'organisation de son temps." Une formation à de nouvelles méthodes de travail lui a permis de conserver son poste.

Cette prise de conscience de l'organisation du temps prend encore plus d'importance avec l'arrivée à des postes stratégiques des membres de la génération Y, qui ne fera jamais passer leur vie professionnelle avant leur vie privée. "Il était de bon ton pour un patron de quitter l'entreprise le dernier pour montrer l'exemple. Aujourd'hui, tout change", constate Ludovic Pessin : les cadres s'organisent différemment, ils partent plus tôt mais rouvrent leur PC portable après le dîner. Question d'époque...

Ergonotics : Le logiciel de prise de note intelligent
"Lors de mon précédent job chez Microsoft, je passais des heures en réunion et j'aurais rêvé posséder un assistant intelligent qui organise mes notes en temps réel et me fasse gagner du temps." A son retour en Europe, accompagné par le MITI depuis fin 2009, François Liger s'attelle à la tâche et crée Ergonotics à Villeneuve-d'Ascq. Objectif : créer un logiciel capable de transformer des notes en information pour les organiser en temps réel dans un carnet d'adresses, un agenda, une liste de courses... Simplification et gain de productivité seront au rendez-vous grâce à ce logiciel actuellement en phase de test.